Medios ópticos y digitales para la registración contable: el régimen vigente ante la IGJ y cómo puede beneficiar a su empresa
¿Todavía lleva libros rubricados en papel? Existe una alternativa legal plenamente vigente
Muchas empresas siguen operando con libros físicos rubricados como si fuera la única opción posible. No lo es. La Inspección General de Justicia (IGJ) admite reemplazar esos libros por sistemas de registración en medios mecánicos, magnéticos u ópticos, y el régimen que lo regula —la Resolución General 15/2024, vigente desde el 1° de noviembre de 2024— modernizó en profundidad las reglas del juego respecto de su antecesora (RG 7/2015).
Si su sociedad todavía no realizó las presentaciones periódicas requeridas, o si el volumen de operaciones hace que los libros físicos sean un obstáculo operativo real, este artículo le explica el marco legal vigente, los cambios más relevantes respecto del régimen anterior y qué pasos concretos debe dar para regularizar o migrar su situación.
El marco normativo vigente
La base legal: el artículo 329 del Código Civil y Comercial
El punto de partida no es la IGJ, sino el propio Código Civil y Comercial de la Nación. Su artículo 329 establece que cualquier persona jurídica puede solicitar autorización para reemplazar los libros obligatorios por registros llevados mediante medios mecánicos, magnéticos u otros, siempre que la información sea inalterablemente conservada y pueda reproducirse en forma legible.
La IGJ reglamenta ese artículo a través de la Resolución General 15/2024 (artículos 242 y siguientes), que desde el 1° de noviembre de 2024 sustituyó íntegramente a la RG 7/2015 como marco normativo general del organismo.
Los cambios más relevantes respecto del régimen anterior
La RG 15/2024 introdujo modificaciones sustanciales en tres planos:
1. Incorporación del hash como soporte de conservación
El cambio más significativo en materia tecnológica es la incorporación de los archivos identificados con un código hash como soporte válido para la conservación de la documentación contable (arts. 250 y 251). La norma reconoce expresamente que los medios ópticos tradicionales —CD/DVD— presentan dos problemas concretos: prácticamente ya no se consiguen en el mercado y los equipos actuales no cuentan con lectores para esos soportes.
Los registros digitales se individualizan mediante criptogramas generados con un hash a través de la herramienta disponible en el sitio de la IGJ. Cada hash obtenido mensualmente debe registrarse en el Libro Inventario y Balances o en un libro rubricado habilitado al efecto.
2. Eliminación de la presentación bianual
La RG 7/2015 exigía un informe de actualización técnica cada dos años. La RG 15/2024 (art. 252) elimina esa presentación bianual y mantiene únicamente la anual, simplificando la carga sin reducir el control sustantivo.
3. Clarificación sobre la conservación en sede social
La norma aclara expresamente que la obligación de conservar documentación en la sede social (art. 325 CCC) se refiere al soporte físico en que se vuelca la información —pen drives u otros soportes— y no a los servidores donde se procesa (art. 244). Esto despeja incertidumbres para empresas que operan con infraestructura en la nube.
Comparativo: RG IGJ 7/2015 vs. RG IGJ 15/2024
| Aspecto | RG IGJ 7/2015 | RG IGJ 15/2024 |
|---|---|---|
|
Base legal habilitante |
Art. 61, Ley 19.550 |
Art. 329, Código Civil y Comercial |
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Presentación inicial |
Escritura + dictamen CP + flujograma + plan de cuentas |
Idem, sin flujograma ni plan de cuentas (art. 244) |
|
Soportes admitidos |
CD, DVD, microfilms, medios magnéticos |
CD, DVD, hash digital (se eliminan microfilms de adición) |
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Informe del CP |
Dictamen libre |
Informe de cumplimiento RT 37 FACPCE (art. 252) |
|
Presentación periódica |
Anual + bianual |
Solo anual (se elimina la bianual, art. 252) |
|
Archivo digital de libros |
No previsto expresamente |
Régimen específico (art. 251): hash, PDF/ZIP, doble copia |
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Conservación en sede social |
Ambiguo |
Expresamente: el soporte físico, no el servidor (art. 244) |
|
Conservación en sede social |
Admitidos |
Eliminados (art. 250, inc. 4) |
¿Quién debería considerar migrar a medios ópticos o digitales, o bien regularizar su situación?
Empresas con atrasos en las presentaciones periódicas
Si su sociedad obtuvo la autorización de medios ópticos bajo la RG 7/2015 —o la mantiene bajo la RG 15/2024— pero no presentó los informes anuales del contador público dentro de los 120 días del cierre de ejercicio, se encuentr en situación de incumplimiento.
Las consecuencias son concretas: la sociedad, sus directores y síndico pueden ser pasibles de hasta el máximo de la multa prevista en las Leyes 19.550 y 22.315. La propia normativa prevé un mecanismo de regularización: ante la detección de un incumplimiento, la sociedad dispone de 90 días para subsanar la situación desde la emisión de la constancia del organismo (arts. 252 y 253).
Empresas con alto volumen operativo
Las sociedades que registran miles de transacciones mensuales enfrentan problemas prácticos con los libros físicos: el volumen de folios, la encuadernación obligatoria por tramos de hasta 500 folios, la guarda y la disponibilidad inmediata para auditorías. La migración a medios digitales con hash elimina esas fricciones y permite una trazabilidad más eficiente.
Empresas que cambiaron de denominación o sede social
Si su sociedad fue autorizada para llevar medios ópticos y luego modificó su denominación o domicilio sin actualizar la autorización ante la IGJ, está técnicamente fuera de cumplimiento. El artículo 245, punto 6 de la RG 15/2024 contempla un trámite específico para esta situación —más sencillo que una nueva autorización—, con modelos actualizados y dictamen profesional.
Sociedades que migran de otras jurisdicciones a CABA
Las sociedades que ingresan bajo fiscalización de la IGJ con autorizaciones emitidas por otras autoridades de control provinciales deben adecuar su autorización ante el organismo. El artículo 245, punto 5 de la RG 15/2024 regula expresamente este supuesto.
¿Qué documentación requiere el trámite inicial de autorización?
Para solicitar la autorización de medios mecánicos, magnéticos u otros ante la IGJ (art. 244, RG 15/2024), se debe presentar:
Documentación societaria:
- Testimonio de escritura pública o instrumento privado con los recaudos del artículo 34 de la RG 15/2024, conteniendo la resolución del órgano de administración que autoriza la solicitud. Esa resolución debe detallar: los libros rubricados que se reemplazan, el sistema de soporte a utilizar y —si se trata de CD u otro disco óptico— el compromiso de preservar la posibilidad de lectura durante el período de exigibilidad legal.
Documentación técnica y profesional (art. 244, inc. 2):
- Exposición amplia y precisa del sistema de registración contable a utilizar, con indicación de los registros que se llevarán y los libros que se reemplazan.
- Informe técnico sobre la inalterabilidad de las registraciones (software, hardware, política de contraseñas, conexiones remotas).
- Metodología de generación de CD, DVD o hash y de archivo de la documentación respaldatoria. Para la guarda de soportes se requiere archivo ignífugo.
- Modelos en blanco por duplicado y uno ejemplificativo con denominación social, denominación del registro o listado, domicilio legal inscripto, fecha y número de página sin determinar.
- Estado de actualización de libros de la sociedad.
- Detalle de la ubicación exacta del servidor utilizado.
Dictamen de precalificación del contador público (art. 244, inc. 3):
Conforme a la Resolución Técnica 37 de la FACPCE (adoptada por el CPCECABA), incluyendo verificación de la situación societaria conforme los artículos 94 y 299 de la Ley 19.550 y el cumplimiento de los artículos 242, 249, 250 y 252 de la RG 15/2024.
La solicitud se considera automáticamente aprobada si dentro de los 30 días hábiles de presentada no se dicta providencia con observaciones (aprobación tácita, art. 247 RG 15/2024).
Presentación anual obligatoria: qué debe contener el informe del contador
Una vez obtenida la autorización, dentro de los 120 días del cierre de cada ejercicio debe presentarse ante la IGJ (art. 252):
Informe de cumplimiento (RT 37 FACPCE) que incluya:
- Descripción exacta del sistema utilizado durante el ejercicio e indicación de actualizaciones implementadas, con versión original y versión actual.
- Dictamen con opinión fundada sobre la concordancia y obsolescencia del sistema autorizado respecto del efectivamente utilizado. Si se detectan discordancias, el profesional debe detallarlas con fecha de efecto. Ante obsolescencia, debe presentarse un proyecto de actualización técnica.
- Número de foja del Libro Inventario y Balances donde constan las autorizaciones y bajas emitidas por el organismo.
- Detalle de todos los soportes (listados, registros) utilizados durante el período: denominación, período, número inicial y final de cada soporte, metodología de archivo.
- Vigencia del contrato de tercerización de archivo, si corresponde.
Escrito del representante legal ratificando la documentación acompañada, con firma y cargo certificados notarialmente.
De no existir observaciones, el organismo emite una certificación que debe agregarse al Libro de Inventarios y Balances. Si se verifica algún incumplimiento, la sociedad dispone de 90 días para regularizar; de no hacerlo, la sociedad, sus directores y síndico son pasibles del máximo de la multa prevista en las Leyes 19.550 y 22.315.
¿Su empresa recibió una vista o requerimiento de la IGJ?
Durante el proceso de autorización o en el marco de las presentaciones anuales, la IGJ puede emitir providencias con observaciones o requerimientos de información adicional —lo que habitualmente se denomina una “vista”— antes de expedirse sobre el trámite. Si bien la norma establece un mecanismo de aprobación tácita a los 30 días hábiles (art. 247), en la práctica el organismo puede formular observaciones que exigen una respuesta técnica fundada dentro del plazo que se fije.
Una vista de la IGJ no es un rechazo, pero sí es una instancia que requiere atención inmediata y una respuesta profesional sólida. Los fundamentos deben articular el cumplimiento de los requisitos normativos (arts. 242 a 253 de la RG 15/2024), la adecuación del sistema de registración descripto y, cuando corresponda, documentación complementaria que disipe las dudas del organismo.
En Fidem Partners asistimos a sociedades en la preparación y presentación de respuestas a vistas e intimaciones de la IGJ en materia de medios ópticos y digitales, coordinando con el contador dictaminante la estrategia de respuesta y la documentación de respaldo necesaria para obtener la autorización o regularizar la situación en tiempo y forma.
Por qué contar con un equipo especializado es clave
El trámite de medios ópticos no es un mero formulario: involucra decisiones técnicas sobre el sistema de registración, responsabilidad profesional del contador dictaminante y la articulación con las normas contables vigentes —en particular RT 37 FACPCE—. Un error en la descripción del sistema, en los modelos presentados o en el estado de libros puede derivar en observaciones que demoran la aprobación o, peor aún, en sanciones si el sistema ya estaba en uso sin autorización.
En Fidem Partners acompañamos a sociedades en todo el ciclo: análisis inicial de la situación ante la IGJ, preparación de la documentación requerida, coordinación con el contador dictaminante, gestión del trámite de autorización, presentaciones anuales y —cuando corresponde— contestación de vistas y requerimientos del organismo.
En síntesis
La RG IGJ 15/2024, vigente desde noviembre de 2024, es el marco normativo aplicable para la registración contable por medios alternativos a los libros rubricados en papel. Sus cambios más relevantes son la incorporación del hash como soporte válido, la eliminación de la presentación bianual, la simplificación de la documentación inicial requerida y la clarificación sobre la conservación en sede social.
Si su empresa mantiene una autorización vigente pero presenta atrasos en los informes anuales, si recibió una vista de la IGJ, o si está evaluando migrar de libros rubricados a un sistema digital, el momento de ordenar la situación es ahora.
En Fidem trabajamos acompañando empresas en procesos de crecimiento, planificación financiera y estructuración estratégica.
